Planejamento de Eventos (Aula 27/07/10 - Disciplina: AEEventos)

“O Planejamento é uma técnica administrativa que, através da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças, dos seus pontos fortes e fracos, para o cumprimento de sua missão e, através dessa consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar riscos”. (Fischmann & Almeida, 1990).

1. Princípios de organização de eventos no ambiente de trabalho

1.1 Planejamento de Eventos

Em nossa vida pessoal, como em todas as áreas de nossa vida, sempre estamos planejando alguma coisa. O planejamento é um comportamento humano muito natural. Para realizarmos nossos sonhos precisamos determinar objetivos específicos e mensuráveis com prazos finais realistas e alcançáveis.

Segundo Canton (2002), o planejamento não é um ato isolado, deve ser visualizado como um processo composto de ações inter-relacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos.

Um outro autor, Martin (2003) diz que o planejamento é a espinha dorsal do evento. É o elemento norteador que oferece a sustentação necessária, para onde quer que se vá.

Na sua forma mais simplificada, o processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma organização se encontra no presente e para que ponto seria mais aconselhável que ela se dirigisse no futuro, com as estratégias ou táticas necessárias para atingir aquele ponto. Em outras palavras, o processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para atingir tais fins.

Talvez o valor do planejamento seja melhor descrito pelo famoso general americano Douglas MacArthur, que fez a seguinte observação:"Sem um plano, não passamos de turistas."

O comentário de MacArthur faz alusão ao valor do planejamento em fazer com que uma organização (tal como um comitê organizador de evento) se concentre em objetivos específicos e crie caminhos através dos quais esses objetivos possam ser alcançados. Para a definição desses caminhos, é fundamental compreender os fatores internos (por exemplo, recursos disponíveis) e externos (por exemplo, condições econômicas atuais) que irão condicionar quaisquer decisões a serem tomadas.

O planejamento, dessa maneira, torna-se uma ferramenta muito importante e para que ela funcione é necessário um engajamento efetivo e uma boa dose de disciplina da parte do gerente de eventos.

Sir John Harvey-Jones, ex-presidente da ICI no Reino Unido, diz:

“O planejamento é um processo antinatural: é muito mais interessante não fazer nada. O melhor da falta de planejamento é que o fracasso chega inteiramente de surpresa, em vez de ser precedido de um período de preocupação...”.

Hannagan (1998) e Thompson (1997) relatam que quem organiza um evento precisa ter em mente que os planos devem ser adaptados à dinâmica das circunstâncias. Além disso, eles precisam estar atentos para não entrarem em conflito com "armadilhas" em seus planos.

Dentre elas, o excesso de planejamento e a preocupação com detalhes, em vez de atentar ao conjunto de considerações estratégicas; a visão dos planos como imutáveis quando, na verdade, eles são documentos que devem ser consultados e adaptados com freqüência; a consideração dos planos como conclusivos, desconsiderando seu caráter eminentemente direcional (Johnson & Scholes, 1999).

Bons eventos não existem sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também o sejam. Para que isso se torne realidade, o início de um evento é sinônimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a definição de todos os aspectos de seu planejamento e organização.

"Clientes não compram produtos, mas expectativas. E isso significa atenção, afetividade, simpatia, reconhecimento e sinceridade".

"Evento é um produto de extremo valor, que não pode ser testado adiantadamente, e o que induz o cliente a comprá-lo é simplesmente a perspectiva de satisfação de suas expectativas". (Canton, 2002).

Os eventos, como todos os demais serviços, são bens intangíveis; não se podem segurá-los, nem levá-los para casa. A motivação de quem o compra e que também deve ser de quem o organiza e produz, está em ser encantado, está na possibilidade de ter suas expectativas e necessidades satisfeitas, em sensações e experiências memoráveis.

Para motivar, é preciso conseguir chegar "dentro" de seus clientes, ajudando-os a alcançar seus sonhos. Todo evento é a realização de um sonho, que pode ter motivação comercial, social, cultural, política ou religiosa, entre outros, mas vai ser sempre um sonho, um desejo que precisa ser realizado.