sexta-feira, 6 de agosto de 2010

Organização de compromissos/Sistema Follow-up (Aula 06/08/2010 - AEEventos)

Um compromisso é um horário agendado para estar em algum lugar ou um horário predeterminado para se encontrar com alguém.

Infelizmente, no mundo real os compromissos nem sempre funcionam como gostaríamos.

Mesmo que sejamos sempre pontuais, não significa que vamos escapar de ficar parados em uma sala de espera, no trânsito, no aeroporto, etc.


Há algumas coisas que você pode fazer para se organizar e marcar compromissos mais efetivamente:

1- Evite marcar compromissos quando em horários muito concorridos. Evite marcar compromissos intercalados, ou seja, entre reuniões e compromissos externos.

2- Quando uma reunião realizada tiver segmento em um outro local, empresa ou dia, já aproveite o fato de todos os participantes estarem presentes para marcar a próxima reunião. Desta forma, você não tem que perder tempo mais tarde e não esquecerá de marcar os compromissos necessários.

3- Não arrisque com o tempo de espera. Os compromissos pessoais como médico, por exemplo, devem ser agendados no primeiro horário da manhã ou no primeiro horário depois do almoço, ou final da tarde. Desta forma há uma considerável economia de tempo e evita “quebras” na agenda no meio do expediente.

4- Não esqueça que todo e qualquer compromisso necessita ser confirmado primeiro, antes da saída do executivo. Há sempre uma chance de a pessoa com quem marcou não se lembrar da data, ou cometer algum equívoco. Tente descobrir também se não haverá atrasos.

5-Repasse antes o caminho que será feito pelo executivo até à empresa, ou local da reunião. Isto pode ajudar a economizar muito tempo. Sei de gente que sai do escritório ou de casa e só depois de andar muitas quadras é que vai pensar qual caminho seguir. (Certamente isto nunca aconteceu com você não é mesmo?)

Importante

Lembre-se que compromisso é simplesmente um acordo mútuo com alguém, mas pode ser um compromisso com você mesmo também. Da próxima vez que precisar de um tempo para passear, se exercitar, ler algo de seu interesse, ou fazer alguma coisa legal, marque um compromisso consigo mesmo em sua agenda.

Quando chegar o dia, cumpra o compromisso como qualquer outro. Você é importante demais para se deixar de lado e deixar as coisas de que você gosta para depois. Acostumar-se a fazer isto pode modificar o seu dia de uma forma muito positiva. Acredite!



ORGANIZE SEU SISTEMA DE FOLLOW-UP

Tenha uma pasta tipo sanfonada dividida de 1 a 31, ou de 1 a 12 de forma que lhe permita agendar assuntos pelos dias do mês, ou pelos meses do ano, de acordo com as datas de vencimento dos documentos (contas ou eventos).

Faça um lembrete para si mesmo na sua agenda de papel ou eletrônica. Coloque depois o papel ou documento (se existir) relativo ao lembrete, na mesma data, no sistema de acompanhamento na pasta sanfonada.

É muito importante que você crie o hábito de anotar absolutamente tudo que seja importante e exija um acompanhamento (follow up), para garantir que a tarefa seja cumprida a contento e dentro do prazo. Isto tem impacto direto sobre sua produtividade e, sobretudo sua tranqüilidade. Anotando em sua agenda prontamente e rotineiramente, sua mente fica livre e você menos estressado.

Por exemplo:

• Se você teve informação de que aquele palestrante conhecido estará na cidade em tal data, avise na empresa. Se o convite estará a venda dentro de duas semanas, vá até sua agenda (manual ou eletrônica) e anote a informação para que a compra não seja esquecida, e nem corra-se o risco de ficar sem o convite.
• Se você delegou uma tarefa importante a alguém, anote a data em que você deverá cobrar esta pessoa e fazer um follow up em sua agenda.
• Se você precisa levantar dados e informações para uma reunião que acontecerá daqui a dois meses, anote em sua agenda com tempo suficiente para que esta tarefa possa ser realizada com segurança.
• Se seu chefe terá um evento oficial na próxima semana, não esqueça de checar se o evento exige alguma roupa em especial, cheque informações sobre o local, horário, distância, convidados que estarão presentes.

Nenhum comentário:

Postar um comentário

Escreva um comentário! Sua opinião é muito importante.
Obrigada e volte sempre.