Aula 31: Administração do Tempo

Os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem.

(Marcel Proust)

Profissionais de todos os segmentos vem enfrentando o problema do tempo. São várias as cobranças, pressão por resultados, expectativa de contratados e contratantes e o dilema constante" tanto a fazer e tão pouco tempo".

Para solucionar esta questão, o primeiro passo, é sempre o mesmo: planejamento. Quanto mais tarefas e obrigações, mais importante é planejar e ter percepção do conjunto. É fundamental que esteja definido onde se precisa chegar. Aliás, quanto mais refletimos sobre assuntos relacionados a empreendedorismo, gestão, administração, gerenciamento, liderança, mais evidente fica o quanto é primordial saber onde se quer chegar para que todo o restante tenha um sentido.

Ao contrário do que possa parecer em um primeiro momento não é aconselhável planejar 100% do tempo disponível. Experimente planejar 80% a 85% do tempo e deixe o restante para imprevistos e emergências.

Faça uma lista de tudo o que precisa ser feito. Se você não tem este hábito, inicie fazendo a lista do dia, evolua para a semana, o mês... É preciso começar.

Assim que fizer a lista, classifique suas atividades destacando as urgentes e as importantes. Se você é uma das muitas pessoas que se confunde com estes conceitos, veja a dica:

Urgência tem a ver com o tempo. Uma tarefa urgente é aquela que tem um prazo pequeno em função de sua complexidade. Precisa ser executada logo para que não se perca o prazo.

Importante tem a ver com o seu objetivo. É que traz resultados significativos em relação a onde você precisa chegar.

As tarefas podem ser urgentes e importantes, urgentes e não importantes e vice-versa. Solucionada esta questão, é a vez de definir as prioridades ou seja a ordem em que serão executadas.

Mais importante que listar e classificar, é ter disciplina para cumprir a programação. Não é raro as tarefas urgentes provocarem grande stress em função da pressão do prazo de entrega associado a qualidade e eficiência. Ao final de tarefas urgentes as pessoas procuram executar uma tarefa leve. Pensam que assim o tempo não é "desperdiçado". A verdade é que seria melhor parar por uns 15 ou 20 minutos para descansar e retornar executando a tarefa programada e necessária. Não a mais confortável. Esta é a "armadilha" da administração do tempo. Cair nela, implica em permanecer com baixos níveis de produtividade e altos níveis de frustração, executando tarefas urgentes e "apagando incêndios".

Comece a planejar. Insista neste exercício e você perceberá que mesmo quando o dia não for muito bom, será muito melhor que os dias em que suas ações ocorrem "ao sabor do vento".

O que se pode concluir é que administração do tempo é um comportamento e requer disciplina. O tempo é o mesmo para todos: grandes e pequenos empresários, líderes e liderados. Todos os dias inicia com o mesmo saldo de minutos o que é feito com eles determina seu futuro e seu sucesso seja ele profissional ou pessoal. Assuma o controle e colha os resultados.